納期と進捗管理

■納期の認識

　「納期を守る」これは、どの業種にあっても最低限のモラルです。納期とはひとつの約束ですから、守れない会社は当然に淘汰されていくのです。そうした意識に立ち、納期割れのリスクをおかさないようにしてください。不慮の事態を見越して前日までにあげておくのが原則です。期間の長い仕事についても十分間に合う進捗管理を心がけてください。

■作業量の見積と進捗把握

　まず、仕事を受けとったら、「作業」→「出力」→「校正」→「修正」→「出力」→「納品・返却物の確認および入出稿確認票の記載など納品準備」まで、何時間かかるのであろうかと見積もる習慣をつけてください。まず、時間を見積り、作業をしながらかかっている時間を見て、はじめて作業が遅れているのか進んでいるのかを知ることができます。こういう習慣のない人は納期割れの常習者になりがちです。そうした人はたいてい「プリントしてから時間がかかって」などといいますが、実のところ修正に何時間かかったかなど知りもしません。そもそも自分がどの程度のミスをする技量で、その修正にどの位の時間がかかるかを日々把握する習慣をつけていればこうした事態は避けられるのです。
　特に中長期の仕事では、「何時間かけて何頁進んだ」「何日で何頁進んだ」だから「あと何日で何頁進むはず」という比例計算をするようにしてください。その際、「難しいところは終わったからあとは早く進むはず」と考えるのは危険です。言い訳ランキング上位に「意外に時間のかかる部分があって」というのがありますが、かなり習熟した人間であっても、意外に時間がかかる箇所をすべて把握するのは困難です。「あとも早く進まない」ことの方が多いので注意してください。正しい計算の上に立ち、間に合うのかそうでないのかを判断し、間に合わないのであれば、早めに周りの人に相談するようにします。ギリギリになって間に合わないと伝えるのは最悪です。
　また、作業の中でわからないこと、できないことを後回しにするのは避けてください。進捗の把握が困難になりますし、そうした行動をとる人はたいてい進捗管理ができていません。
　どうにか納期に間に合ったとしても、時間を読み違えると、他の制作の人たち、営業やお客様に大きな迷惑をかけることになります。見積と進捗把握の能力を高めるよう努めてください。

■納期に余裕がある場合

　比較的納期のある仕事を持っている場合でも、不必要な時間をかけるのはやめましょう。緊張が薄れ仕事の質が落ちる一方、時間の浪費は全体でみれば他の人の負担になっているのだということを憶えておいてください。