質問と報告

■質問

　タイムリーな質問ができるのは大切な資質です。わからないところを質問せずに自分で考えあぐねているのは、時として実力の向上につながりますが程度問題で、適切なところで質問をするようにしましょう。

■報告

　指示を受けて仕事をしている場合、指示を出す人に適切な報告をする必要があります。打ち合わせをして指示を受けたが実情が異なっていた場合、指示を了解して作業を始めたが不明な点が出てきてしまった場合など速やかに報告するようにしてください。また、仕事の進捗状況の報告については聞かれなくとも昼休み前、退社前など折りを見てするようにします。
　報告全般について言えることですが、作業の内容をすべて説明する必要はありません。全体像が見えるような報告の仕方を心がけてください。例えば、「４章のうち１章終わりました」という報告は適切ではありません。章ごとに頁数は異なるのが普通ですから、報告を受けた人はどの程度進んだのか把握することができません。この場合は「120頁のうち35頁まで終わっています」がより良い報告です。また「１章終わりました」だけではなお不十分なのは言うまでもありません。「あとどのくらいかかるか」という質問に「しばらく」とか「もう少し」というのも不適切です。「何時頃終わる」「あと何時間」と答えるようにします。
　いちいち報告するのは面倒だと考える人がいるかもしれませんが、報告を受ける人はその情報に基づいて仕事の進捗を把握、発注先も含めた仕事の割り振りを考え、お客様の対応をしつつ、営業の動きを踏まえた納品スケジュールを考えているのです。報告する際には「適切」かつ「圧縮」された情報を伝えられるよう心がけてください。
　また、報告の内容をわかりやすく伝えるには、いくつかのポイントがあります。
１．5W1H（When、Where、Who、What、Why、How）を明確に
２．全体から細部へ
唐突に細部の話をされても理解は困難です。大枠の話から次第に細部に移るようにします。
３．ラベル付けとナンバー付けをする。
　説明したい事柄に〜の件など簡潔な名前をつけることで話がしやすくなります。
　話したいことが幾つあるのか明確にし、その上で何番目の話をするのかを明確にします。いつどこまで続くのかわからない報告は避けましょう。
４．結論を先に
　結局、何が言いたいのかを明確かつ先に話しましょう。
５．意見には理由をつける
　その他にもしなければならない報告は様々です。納期に間に合いそうもないという報告やお客様からクレームを受けたという報告など、悪い内容であればあるほど、すぐ報告するようにしてください。それで怒られることがあったとしても、それが自分の責任です。報告を遅らせたり、隠したりするようなことは厳に慎んでください。